Pembukuan keuangan

software pembukuan

Software Pembukuan Keuangan

Blog about all latest PC & tech related news and info

Solusi Tepat dan Cepat Software Pembukuan Keuangan Secara Digital

Management dengan Sistem Manual

Pada era digital ini masih banyak perusahaan yang masih menggunakan sistem manual walaupun mereka sudah menggunakan komputer tetapi sistem kerja masih menggunakan sistem manual. Kebanyakan mereka menggunakan komputer untuk mencatat pembukuan mereka satu per satu seperti pada buku. Jadi komputer tidak lebih digunakan sebagai pengganti dari buku sehingga meskipun sudah menggunakan komputer tetapi sistem kerja masih manual.

Pola Kerja Pembukuan Secara Manual

Pembukuan secara manual banyak dipakai oleh orang jaman dahulu karena komputer masih belum ada pada saat itu. Tetapi sekarang jaman sudah moderen hampir semua kantor dan toko sudah menggunakan komputer. Sayangnya penggunaan komputer ada yang masih digunakan sebagai pengganti buku saja dan sistem kerjanya masih manual, berikut ini beberapa pola kerja secara manual:

  • Pembukuan dicatat secara manual menggunakan buku atau menggunakan komputer. Biasanya program yang sering dipakai Microsoft Excel.
  • Bekerja dengan pola kerja masing-masing individu sehingga pekerjaan jadi tidak sistematis
  • Sering kali melakukan kerja berkali-kali untuk hal yang sama. Misalnya: jika stock dicatat menggunakan buku/excel maka setelah membuat Nota Penjualan harus mencatat pada buku stock. Jika lupa maka stock sudah pasti tidak cocok.
  • Stock barang tidak terkontrol jadi tidak ada data akurat untuk mengetahui jumlah barang tertentu. Untuk mengetahuinya biasanya karyawan harus menghitung dahulu dan melaporkan pada manager.
  • Melakukan pembukuan 2x untuk hutang dan piutang. Misalnya: saat terjadi penjualan harus membuat nota penjualan dan mencatat piutang ke buku kartu piutang lagi. Begitu pula saat terjadi pembayaran harus mencatat di buku bank/kas dan harus memotongkan piutang pada buku kartu piutang.

Kelemahan Sistem Manual

Sistem manual kebanyakan menggunakan buku atau program pembantu seperti Excel untuk mencatat pembukuan. Sedangkan yang sering menjadi kedala adalah manager toko ingin mengetahui stock barang dengan cepat dan mengetahui piutang yang sudah jatuh tempo dengan cepat sehingga kontrol management bisa berjalan baik. Berikut ini kelemahan menggunakan sistem manual:

  • Pencarian data yang lama karena pencatatan dilakukan manual.
  • Kesusahan dalam menghitung HPP/harga pokok pembelian barang.
  • Kesusahan menghitung laba rugi karena harus menghitung satu per satu.
  • Tidak ada data yang akurat untuk melakukan analisa/evaluasi akhir tahun. Misalnya “kelihatannya tahun ini rame” tetapi tidak ada angka yang mendukung pernyataan itu.
  • Kesusahan mengecek stock untuk barang tertentu jadi harus dihitung dulu
  • Sering terjadi kehabisan barang, saat ada order banyak dan barang tidak ready di gudang
  • Menghabiskan banyak waktu karena harus mencatat hal yang sama ke berbagai buku. (seperti contoh diatas yaitu hutang piutang)

Management dengan Sistem Digital

Management yang menggunakan sistem digital adalah management yang sudah tersistem dengan bagus dan rapi kemudian dari management itu diaplikasikan pada sebuah software digital. Dengan bantuan software maka management tersebut dapat lebih efektif dan efesien.

Sistem Kerja Secara Digital

Sudah ada banyak perusahaan besar yang sudah menggunakan sistem kerja secara digital tetapi kebanyakan toko masih menggunakan management lama secara manual. Itulah kenapa mereka harus beralih ke sistem digital agar kontrol management bisa lebih ditingkatkan. Berikut ini gambar dari sistem kerja secara digital:

  • Sistem kerja terkontrol dan sistematis dengan menggunakan bantuan dari software/program
  • Antar department/divisi dapat saling terhubung dengan baik. Misalnya bagian Sales dapat mengetahui customer-customer yang belum membayar tagihan jadi order dapat di-stop.
  • Dengan menggunakan bantuan software maka anda hanya perlu melakukan input 1x saja tetapi dapat masuk secara otomatis ke berbagai bagian. Misalnya saja penjualan dan piutang, anda cukup membuat nota penjualan saja dan program akan memasukkan pada data penjualan dan data piutang secara otomatis.
  • Pada saat terjadi pembelian maka stock akan bertambah secara otomatis.
  • Pada saat terjadi penjualan maka stock akan berkurang secara otomatis.
  • Pembuatan laporan dibantu oleh software sehingga manager dapat membuat laporan dengan cepat.

Keunggulan Sistem Digital

Sistem digital memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan sistem manual, berikut ini berbagai macam keunggulan sistem digital:

  • Hemat waktu karena tidak perlu mencatat berkali-kali. Pencatatn sudah dibantu oleh software agar masuk ke berbagai bagian.
  • Hemat waktu dalam pembuatan laporan karena laporan di-generate otomatis oleh software.
  • Hanya dengan input 1x dapat langsung “Generate” berbagai macam laporan sehingga manager dapat mengontrol dengan baik
  • Stock dapat diketahui dengan cepat
  • Terdapat data akurat sebagai bahan analisa tahunan sehingga evaluasi dapat dilakukan dengan baik
  • Perhitungan HPP sudah dilakukan oleh software ketika anda menginput pembelian sehingga anda tidak perlu repot menghitung HPP setiap barang
  • Laba rugi dapat diketahui dengan cepat bahkan jika anda meminta laporan laba rugi harian dapat dilakukan dengan bantuan software.
  • Terdapat sistem keamanan jadi tidak sembarang orang dapat membuka data

Perbandingan Sistem Manual dan Sistem Digital

Dari kedua sistem ini dapat kita bandingkan bagaimana pola kerja dari kedua sistem ini dan bagaimana sistem digital memenangkan dari berbagai aspek. Berikut ini adalah perbandingan sistem manual dan sistem digital:

Sistem Manual

Sistem Digital

Pencatan harus dilakukan berkali-kali ke berbagai buku. Pencatat berkali-kali dilakukan semuanya oleh software secara otomatis. Jadi cukup input 1x masuk ke berbagai buku.
Memakan waktu lama untuk mencari data Dapat mencari data dengan cepat dengan bantuan software
Data dapat dilihat dengan mudah jika buku tidak disimpan dengan benar Terdapat sistem keamanan jadi data tidak bisa dilihat oleh sembarang orang
Stock tidak bisa berkurang atau bertambah secara otomatis Stock bisa bertambah dan berkurang secara otomatis
Kesusahan untuk mengetahui persediaan barang Dapat dengan mudah mengetahui persediaan barang
Membutuhkan waktu lama dalam membuat laporan Hemat waktu dalam membuat laporan
Kesusahan dalam menentukan HPP barang Mudah dalam menentukan HPP barang
Antar divisi tidak terhubung satu sama lain. Jadi harus bertanya ke orang yang bersangkutan untuk mencari data Antar divisi dapat terkoneksi dengan baik
Membutuhkan waktu lama untuk menentukan hutang piutang jatuh tempo Hanya membutuhkan waktu sebentar untuk menentukan hutang piutang jatuh tempo karena laporan di-generate oleh software

Digital Sandmons Sebagai Solusi Pembukuan Digital

Pembukuan digital sangat diperlukan pada masa modern ini mengingat mempunyai kelebihan yang banyak daripada menggunakan pembukuan secara manual. Kami DIGITAL SOLUSINDO menghadirkan sistem pembukuan secara digital dengan bantuan software yang kami sebut dengan nama

DIGITAL SANDMONS

Kami menghadirkan kepada anda semuanya Digital Sandmons untuk membantu pembukuan digital anda sehingga management lebih terkontrol dengan baik. Digital Sandmons berperan sebagai sekretaris anda sehingga anda dengan mudah mendapatkan data-data perusahaan anda.

Apa Itu Digital Sandmons?

Digital Sandmons adalah sebuah program yang dibuat oleh Digital Solusindo untuk mengatur management menggunakan pembukuan digital. Digital Sandmons terbagi menjadi 2 versi yaitu versi basic dan versi profesional. Versi basic tidak menggunakan akutansi sedangkan versi profesional menggunakan akuntansi. Kebanyakan toko yang manager-nya tidak bisa menggunakan akuntansi dapat menggunakan versi basic sebagai kontrol pembukuan sedangkan yang bisa akuntansi kami menyarankan menggunakan versi profesional.

Kebanyakan toko tidak bisa menggunakan akuntansi jadi jangan kuatir dengan menggunakan Digital Sandmons Basic management toko tetap bisa terkontrol dengan baik. Berikut ini adalah tampilan utama dari Digital Sandmons Basic, terdapat berbagai macam fitur yang ditawarkan untuk membantu mengatur management perusahaan.

01

Fitur-Fitur Digital Sandmons Basic

Digital Sandmons basic menghadir berbagai macam fitur yang dapat anda gunakan untuk mengatur sistem kerja pada perusahaan. Berikut ini adalah berbagai macam fitur yang ditawarkan oleh Digital Sandmons Basic:

Data Customer dan Supplier terdata dengan rapi

Digital Sandmons basic dilengkapi dengan data master sehingga daftar customer dan supplier dapat tercatat dengan rapi. Untuk pencariannya pun mudah menggunakan nama sehingga anda tinggal mengetikkan sebagian dari nama maka program akan mencarikan buat anda.

02

Pendataan sales yang rapi dan perhitungan komisi sales

Terdapat fitur sales sehingga pendataan sales menggunakan master sales sehingga terdapat daftar untuk sales. Selain itu dilengkapi dengan perhitungan komisi secara otomatis.

03

Sistem pembelian dengan Purchase Order

Untuk sistem pembelian pada Digital Sandmons menggunakan Purchase order (PO) sehingga jika ada PO yang sudah atau belum dikirim dapat diketahui dengan cepat. Dilengkapi pula format print out PO jadi jika supplier meminta print out PO maka Digital Sandmons sudah siap membantu anda.

 04

Sistem penerimaan barang

Dengan sistem PO maka harus ada sistem Penerimaan barang ketika barang datang dan diterima. Dari sistem penerimaan barang ini akan mencatat 2 hal secara otomatis yaitu stock bertambah secara otomatis dan jika ada hutang maka akan tercatat pada kartu hutang.

05

Retur Pembelian

Tersedia fitur retur pembelian jika terjadi retur saat barang yang diterima rusak. Dari fitur ini juga terjadi 2x pembukuan yaitu memotongkan kartu hutang (jika berhutang) dan menyimpan data retur pembelian.

06

Point of Sales

Fitur Point of Sales  atau sering disebut dengan POS cocok digunakan pada bagian kasir dengan hanya transaksi tunai saja. Untuk mempercepat input POS dilengkapi dengan barcode reader sehingga tanpa harus mengetik barang dapat terdeteksi.

07

Sales Order

Sales Order adalah modul yang digunakan untuk mencatat seluruh penjualan baik tunai atau piutang. Modul ini cocok digunakan bagi toko yang menjalan sistem grosir. Eceran bisa menggunakan modul POS dan grosirnya menggunakan modul Sales Order (SO)

08

Retur Penjualan

Retur penjualan digunakan untuk mencatat segala sesuatu yang diretur oleh customer. Dari modul ini juga akan mencatat 2 hal sekaligus yaitu memotongkan pada kartu piutang (jika piutang) dan mencatat data retur penjualannya.

09

Mencatat History Harga Penjualan

Terdapat fitur untuk mencatat history harga jual untuk customer tertentu. Misalnya pada suatu toko anda menjual kepada customer A dengan harga XXX untuk barang ZZZ. Selang sekian lama customer A akan order lagi barang ZZZ tersebut dan jika anda lupa berapa harga yang anda berikan kepada customer A maka dengan fitur ini anda dapat mencari berapa harga lama yang diberikan ke customer A.

10

Terdapat berbagai macam jenis laporan

Digital Sandmons Basic dilengkapi dengan berbagai macam laporan untuk mendukung evaluasi kerja yang sudah dilakukan. Berbagai jenis laporan yang disediakan oleh Digital Sandmons Basic adalah:

  • Laporan Sales Order
  • Laporan Retur Penjualan
  • Laporan Best Seller
  • Laporan Best Customer
  • Laporan Customer vs Barang (digunakan untuk mengetahui customer tertentu pernah mengambil barang apa saja)
  • Laporan Laba Kotor Penjualan/Laporan GP Penjualan
  • Laporan Total Penjualan
  • Laporan Profit Margin (untuk mengetahui margin/keutungan dari barang)
  • Laporan Purchase Order
  • Laporan Retur Pembelian
  • Laporan History Harga Barang
  • Laporan Outstanding PO (untuk mengetahui PO yang belum dikirim barangnya)
  • Laporan Supplier vs Barang (digunakan untuk mengetahui kita mengambil barang apa saja ke supplier tertentu)
  • Laporan Sisa Stock
  • Laporan Konsinyasi
  • Laporan Kartu Stock (untuk menampilkan mutasi barang tertentu)
  • Laporan Low Stock (untuk menampilkan stock barang yang paling laris tetapi stock tinggal sedikit)
  • Laporan Mutasi Persediaan
  • Laporan Penerimaan barang
  • Laporan Saldo Awal Stock
  • Laporan Hutang Piutang

Sistem Hutang Piutang

Untuk sistem hutang piutang Digital Sandmons menghadirkan pencatatan dengan model kartu hutang piutang. Karena versi Basic ini tidak ada akuntansinya jadi sistem buku besar untuk hutang piutang tidak ada hanya ada kartu hutang piutang saja.  Dengan sistem kartu hutang piutang ini anda sudah bisa mengawasi hutang piutang yang sudah jatuh tempo dan pola pembayaran customer anda. Terdapat pula laporan hutang piutang seperti yang sudah disebutkan sebelumnya sehingga pembuatan laporan lebih mudah. Selain itu terdapat laporan lama pembayaran piutang untuk memantau berapa lama rata-rata customer untuk membayar piutangnya.

11

Terdapat sistem security untuk akses menu program

Digital Sandmons dilengkapi dengan fitur security untuk setiap user jadi setiap user hanya boleh mengakses menu-menu yang sudah ditentukan oleh administrator. User administrator hanya diberikan pada pemilih perusahaan saja karena user itu yang paling utama. Dengan adanya fitur ini maka data tidak dapat sembarang diakses oleh siapapun sehingga data menjadi lebih aman.

12

Backup dan Restore database

Sistem pembukuan digital harus sering kali melakukan backup data karena komputer bisa rusak ataupun terkena virus jika hal ini terjadi maka data pembukuan bisa hilang dan administratsi perusahaan menjadi kacau balau. Digital Sandmons dilengkapi dengan fitur backup data dalam bentuk SQL sehingga data dapat disimpan di hard disk lain ataupun bisa melakukan backup secara online. Selain backup, Digital Sandmons dilengkapi dengan fitu restore jadi memudahkan pengguna untuk mengembalikan data yang sudah hilang.

13

 

14

Untuk mendapatkan program Digital Sandmons ini anda dapat melakukan kontak pada kami bisa melalui komentar dibawah posting ini atau bisa menghubungi langsung di Digital Solusindo. Untuk detail lengkap dari penawaran Digital Sandmons dapat download Proposal Penawaran Digital Sandmons. Untuk saat ini team support kami hanya bisa meng-cover area Surabaya, jika bagi area luar kota yang ingin menggunakan program ini bisa melakukan kontak dulu untuk proses installasi dan trainingnya.

Baca artikel yang lain mengenai Cara Download Driver Laptop

LEAVE A REPLY